仕事の連絡手段を電話からチャット中心に変えたところ、昨年春から仕事量が増えたにもかかわらず、定時で帰れる日が増えました。20代の頃は月20時間前後あった残業時間も、現在は月10時間に減っています。
以前の記事「やらないことリストを作ると日常生活が楽になる」についてお話した際、「電話する手段をなくす」ことを紹介しましたが、続けるうちに、「電話が増えるのは、仕事が遅れているサイン」だと気づきました。この記事では、電話を減らした4つの理由と、その気づきをまとめます。
時間の大切さを意識するようになってから、本業の仕事効率が向上しました。時間の価値については、次の記事でも書いています。
▶ やらないことリストを作ると日常生活が楽になる（『かもめブログ』より）
▶ Claudeでブログ作業を自動化｜浮いた時間を執筆に充てる方法（『かもめブログ』より）
電話をやめてチャット中心へ｜社内・取引先の切り替え方
社内
数年前に社内でグループチャット形式のツールが導入されて以降、連絡手段は電話からチャットに切り替わりました。
取引先
社外の取引先にも、可能な範囲でチャットでの連絡をお願いしています。難しい場合は、メールを中心に連絡しています。
お願いの際は、次のような文面を使っています。
お忙しいところ恐縮ですが、今後の日常的なご連絡は、チャット（難しければメール）でいただけますと助かります。お急ぎの際やトラブルの際は、お電話でお願いいたします。
仕事量が増えても、定時で帰れる日が増えた
昨年春から役職が上がり、仕事量は増えました。それにもかかわらず不思議なことに、以前より定時で帰れる日が増えています。
現在は事務職として、各営業所の営繕（建物の修繕）や備品管理に従事しています。各営業所から修理や注文の依頼を受け、取引先との段取りや打ち合わせも行うため、1日に10人以上の相手とやり取りしています。
それでも20代の頃より残業時間が減りました。一番力を入れたのが、「連絡手段で電話対応を減らす」ことでした。
仕事の電話を減らした4つの理由
電話連絡を大幅に減らした理由は、次の4つです。
▶進行中の業務が中断される
→ 電話が鳴るたびに、作業が止まります。カリフォルニア大学アーバイン校 グロリア・マーク教授らの研究では、中断された作業に戻るまでに、平均で20分以上かかったとされています。（数値は研究によって異なります）
▶口頭のやり取りであるため、後々双方の解釈にズレが生じる
→ チャットなら、やり取りが文字で残るので、後から確認できます。
▶ついで話に花が咲き、長電話になることもある
▶注意散漫になりやすく、進捗管理がしづらい
電話が多かった頃は、業務が中断され、思うように進まないことが多くありました。
電話が増えるのは「仕事が遅れているサイン」だった
そして最近、気づいたことがあります。私の経験では、電話をかけている時ほど、案件が予定どおり進んでいないことが多いのです。
チャットなら、相手は都合のよい時に内容を確認できます。一方、電話は、相手の時間に割り込むことになります。
言い換えれば、電話は急ぎのときに使う手段です。予定どおり進められていない時ほど、電話をかけているのだと気づきました。
この気づきは、次のように活かせます。
▶ 電話をかけたくなったら、「なぜ急ぎになったのか」を振り返る
▶ 電話の回数を、自分の段取りを振り返る目安にする
▶ 急ぎにならないよう、依頼や確認は前倒しで出す
電話を使うのは「緊急」と「確認」のときだけ
もちろん、電話が必要な場面はあります。緊急のときや、齟齬がないかを確認したいときです。
例えば、次のような場面です。
▶ 修繕の見積内容に、施工会社と私の認識のズレがないか確認するとき（完工後のトラブルを防ぐため）
▶ 営業所で停電が起き、お客様対応にも支障が出るなど、緊急の対応が必要なとき
電話をした後は、必要に応じて要点をチャット・メール等で残すようにしています。
チャットの通知は「まとめて確認」
チャットの通知にすぐ反応していると、結局は作業が中断されます。そのため、通知は時間を決めてまとめて確認しています。
未対応のバッジ（通知の印）が付いていれば、「あとで対応するもの」が一目で分かります。人の記憶には限りがあるので、覚えておく代わりに、画面の表示に任せられるのも、チャットやメールの利点です。電話だと、聞いた内容を自分で覚えるか、メモする必要があります。
まとめ｜相手の時間も、自分の時間も大切にする
メインの連絡手段をチャットに変えてから、やむを得ず電話するたびに、相手の時間をもらっている感覚で、申し訳なさを感じます。相手の時間をもらうことは、当たり前ではないと気づけてよかったです。
電話を減らすことは、自分の時間を守るだけでなく、相手の時間を大切にすることにもつながりました。
※本記事は個人の経験にもとづくものです。職場や業種によって、最適な連絡手段は異なります。
時間と集中力を「本当に大切なこと」に使うという考え方は、『エッセンシャル思考』でも紹介されています。電話を減らして浮いた時間を、何に使うかを考えるきっかけになる一冊です。
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