序盤より本記事とは少し離れた話になるかもしれませんが、私はサラリーマンとして総務事務を約6年ほど従事しております。去年秋より業務効率向上のプロジェクトメンバーに入り、身の回りにある業務を効率アップさせるための開発を行うようになりました。
「ムダな時間・手間」を減らしたい欲望があったから
「決められた就業時間内で、如何に効率よく業務の成果を上げられるのか」
このモットーを基に、最近になって職場全体で積極的な人的投資が行われるようになりました。
私が入社してから約6年間ほどはそういった雰囲気がなかったのですが、人手不足が問題になってからはIT全般をフル活用すべく、扱ったことがなかったAI、業務の自動化に投資するように風変わりが起きております。
そのような中、各部署1名選出されプロジェクトに参加するのですが、私もその一員に。
当初営業職で入社後、総務課へ異動して業務を覚えてきましたが、少ないメンバーで毎日・毎月の決められたルーチン業務とは別に、毎月増える新規業務へ携わることの大変さを実感しておりました。
今回の業務改善プロジェクトへの参入について貴重な機会をいただいたため、有効な業務効率UP化に繋げるためにも、そして今後の自己投資としても、新たな知識を身につけることにしました。
現代において「プログラミング」の知識が欠かせない
成果に繋げるためには、知識習得が欠かせません。
今回私が新たに習得した知識が下記内容でした。
▶︎【Excel】関数知識の習得
▶︎【WinActor】自動的にパソコン操作を行なってくれるための知識習得
今テーマのキーマンが「WinActor」というアプリケーション。
有料ですがこのアプリを用いて開発することで、データ集計・入力業務、請求書処理・見積書作成等の定形業務を勝手に動かしてくれます。
ロボットのように自動で動かしてくれるツールをRPA(Robotic Process Automation)と言うようです。
もちろんイレギュラー対応で人間の操作で対応する必要がある場合には不向きです。
しかしWinActorをExcelと一緒に活用することで、1台の端末が自動的に操作している中、他の業務に取り組めるので時間を最大限に有効活用できます。
知識があるのとないのとでは、天地の差
開発にあたって必要なのが「プログラミング」の知識。
WinActorはプログラム開発を行うことで稼働しますが、反面に知識が無いと開発を進めるのは難しいのが特徴。
自動的に動かしてくれる相手は1台の端末のみです。
例えば「皿に置かれているドーナツを食べてもらう」ために相手へ指示するとします。
人間の場合なら「ドーナツを食べて！」と1回の指示するだけで食べてくれることでしょう。
しかしロボットの場合は先述の命令を言っても、どのドーナツを指してるのか、どのように食べれば良いのか人間のように分かっているわけではございません。
「目の前の皿を見つけて →ドーナツを見つけて →両手をドーナツへ持ってきて → …… → 口に入ったドーナツを咀嚼して！」といった形で細かい部分まで命令が必要です。
人間のように感情・記憶を持ち合わせていないので、ゴールに到達するまでのアルゴリズム・命令方法の基礎知識が無いと、思うように動かせません。
事実、私以外に約10名近く同プロジェクトに参加されていましたが、プロジェクトを開始して半年近く経った今、実際に開発を進めていたのは私を含めて3名のみ。
講習スタイルは録画タイプの動画をメインに受講。確かに知識は習得できますが、分からないときはメールでの質問がメイン。理解が追いつかない方にとっては酷に感じました。
生憎メンターが1名しかいないこと、そして本業が一人一人多いこともあり、開発に取り組んでいる方は少ない印象でした。
ルーチンワークの自動化に成功
幸いにも私は入社前、工業系の大学に通っていてC言語・Visual Basicのプログラミング言語を既に習得していました。そのため早い段階でルーチン業務におけるプログラム開発に取り組めました。
おかげで毎日の日報報告、並びに請求書発行、仕訳作業を自動化できて、毎月1時間程の時間・手間を割くことに成功しました。
年12時間、チリツモで考えれば大きいですよね。
WinActorの難しさばかり話してきましたが、上手く活用すればルーチン業務をロボットに任せて、空いた時間を新規プロジェクトの取り組みに活かせる万能な機能になります。
WinActorについてはPR紹介ではなく、個人的におすすめなので気になる方は公式HPをご参照ください。最後の箇所にリンクを貼っておきます。
今後は貴重な時間・手間を有効活用できることで、残業時間が減ることも期待できます。
目紛しく変わりゆく世の中で「時間」ほど大切なことはない
最近はこの世界で人生を歩むのにお金でも、愛でもなく「時間」が一番大切だと感じるようになりました。
例えば「お金」。お金がたくさん持っていても、それが年老いた時では体力も衰えてしまい、寿命も短いため、若い頃と比べても自由なる選択が効きません。
また、若いうちでも突然人生が終了することだってあり得ます。あってほしくはなくても、交通事故・事件に遭ったり、重病を患い入院を余儀なくされる場合があります。
お金を稼ぐこと、資産を増やすこと、愛を与え合うことは青天井でしょうが、そのために必要な時間は有限。
そうは言ってもお金がなかった新入社員時代は、時間よりも「いかにお金を増やすか」のことばかり視点が行ってましたからね。
それでも頑張って資産を築いていくうちに
「何か買うためにお金を払う行為は、いわば人生の時間を払っているのと同じだ」
と書籍「DIE WITH ZERO」を拝読して気づくようになりました。
折角お金、いえ「時間」を払うならば、スキルアップに繋がる自己投資、マインドがプラス方向に繋がる経験・プレゼント・旅などの思い出に残ることに払うと、人生が豊かになるのだと感じるようになりました。
人生一度きり。大切な両親・友人も永遠に会えるわけでは無いですからね。
時間を大切にするためにも、まずは残業時間を減らすことから努めます。
決められた就業時間で最大限の成果を出して、効率よく年収を上げていくためにも、私は日々インプットした貴重な知識を最大限にアウトプットしていきます。
参考先
▶︎ WinActor® （NTTアドバンステクノロジ(株) より）
▶︎ DIE WITH ZERO 人生が豊かになりすぎる究極のルール / 著：ビル・パーキンス，翻：児島 修
